Privatlivspolitik
Privatlivspolitik for Advokatfirmaet Jelsdorf & Henriksen
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Advokatfirmaet Jelsdorf & Henriksen (”vi” eller ”os”) behandler personoplysninger i forbindelse med sagsbehandling, herunder personoplysninger, som vi modtager fra vores klient, i vores egenskab af bobestyrer i dødsboer, som likvidator i forbindelse med opløsninger af selskaber, i forbindelse med administration af ejendomme, køb og salg af ejendomme og hvidvask-foranstaltninger samt i andre sammenhænge.
1 Dataansvarlig
Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:
Advokatfirmaet Jelsdorf & Henriksen
CVR: 20381477
Østerbrogade 103
DK-2100 København Ø
info@jelsdorf-henriksen.dk
Telefon: +39 29 65 66
www.jelsdorf-henriksen.dk
2 Kontakt
Hvis du har nogen spørgsmål til behandlingen af dine persondata, er du velkommen til at kontakte os på telefon + 39 29 65 66 eller via e-mail info@jelsdorf-henriksen.dk.
3 Beskrivelse af behandlingen
Nedenfor har vi redegjort for til hvilket/hvilke formål, at vi behandler personoplysninger.
3.1 Levering af vores ydelser
I forbindelse med at vi rådgiver og leverer en ydelse til en klient, vil det altid ske ved, at vi først opretter en sag i vores sagssystem. På sagen vil der være tilknyttet en eller flere parter, som på forskellig vis er en del af sagen. Hvis du er en af disse personer, hvad enten du er en del af klientens organisation eller er tilknyttet modparten, vil vi behandle en række personoplysninger om dig.
Personoplysningerne bruger vi til at kommunikere med dig/dit firma, behandle sagen samt foretage eventuelle nødvendige registreringer i myndigheders digitale serviceløsninger for at kunne behandle sagen.
Vi behandler en række almindelige personoplysninger om dig, herunder kontaktoplysninger såsom navn, stilling, email, telefon, adresse og oplysninger om, hvor du er ansat. Skal vi foretage registreringer i offentlige myndigheders databaser (virk.dk, tinglysningen.dk eller minretssag.dk) kan vi af hensyn til at identificere dig være nødt til at behandle flere af dine almindelige personlige oplysninger, herunder dit CPR-nummer idet der i modsat fald ikke kan ske den ønskede registrering.
I forbindelse med eksempelvis behandlingen af forsikringssager, der omhandler enkeltpersoner, behandler vi i nogle tilfælde følsomme personoplysninger om dig, f.eks. helbredsoplysninger.
Kilderne til personoplysningerne er enten vores klient, dig selv eller en anden person tilknyttet den part, som du repræsenterer.
Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af art. 6.1.b i persondataforordningen, hvis du som klient er person, da behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde aftalen om advokatbistand med dig. Hvis du er modpart, er behandlingsgrundlaget art. 6.1.f om interesseafvejningsreglen, hvor den legitime interesse er at håndhæve eller forsvare retskravet. Hvis der er tale om følsomme personoplysninger eller CPR-nummer, så er behandlingsgrundlaget art. 9.2.f om at håndhæve eller forsvare retskrav.
Er der behov for at foretage officielle registreringer, kan vi være nødsaget til at dele dine personoplysninger med en række offentlige myndigheder via myndighedernes indberetningsportaler. Det drejer sig særligt p.t. om Erhvervsstyrelsen (virk.dk) Tinglysningsretten (tinglysning.dk) og Domstolsstyrelsen (minretssag.dk).
3.2. Opbevaring
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 10 år efter sagens afslutning, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder, herunder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring. Relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 10 år efter at vores bistand er afsluttet. Relevante oplysninger i forbindelse med udarbejdelse af testamenter og ægtepagter gemmes som udgangspunkt uden tidsgrænse. Oplysninger, som er omfattet af bogføringsloven gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget vedrører, jf. i øvrigt pkt. 3.3.
3.3 Gennemførelse af hvidvaskprocedure og oprettelse af klientkonto i banker
I sager, der omhandler transaktion af værdier, skal vi i henhold til hvidvaskloven entydigt registrere, hvem klientens reelle ejere er. Det samme krav gælder, når vi på vegne en klient skal oprette en klientkonto i et pengeinstitut. Er du eller din virksomhed klient hos os, kan du derfor blive bedt om at tilvejebringe dokumentation for, hvem du selv er, eller at bidrage til at identificere din arbejdsgivers reelle ejere.
For at kunne gennemføre og afslutte en hvidvaskkontrol har vi brug for en række almindelige personoplysninger herunder navn, adresse, fødested og nationalitet. Vi vil have behov for at få oplysningerne bekræftet i form af eksempelvis en indscannet kopi af et kørekort, sygesikringsbevis og/eller fødselsattest. Når de reelle ejere ikke er danske eller har fast ophold i Danmark, kan der være behov for at indhente yderligere dokumentation.
Kilderne til indsamlingen af informationen vil altid være de berørte personer selv. Vi behandler disse personoplysninger på grundlag af art. 6.1.c i persondataforordningen om overholdelse af retlige forpligtelser. Den retlige forpligtelse fremgår af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme. I særlige tilfælde kan der også behandles følsomme personoplysninger, hvilket vil ske på grundlag af artikel 9.2.g.
I de tilfælde, hvor der er behov for at oprette en klientkonto, deler vi de indsamlede personoplysninger med det pågældende pengeinstitut, som i dette tilfælde er omfattet af samme lovgivning som os.
Hvis en myndighed, f.eks. Finanstilsynet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet, fatter interesse for bestemte transaktioner, har vi efter hvidvaskloven pligt til at videregive informationerne til de pågældende myndigheder.
Vi opbevarer dine oplysninger, så længe, det er nødvendigt. Som foreskrevet i hvidvaskloven gemmer vi ikke dine hvidvaskoplysninger længere end fem år efter forretningsforholdets ophør.
Vi har pligt til at sikre, at de informationer, som vi indsamler og som stadig er relevante for transaktionen, løbende holdes opdaterede, og vi vil i disse tilfælde med maksimalt 36 måneders mellemrum kontakte dig med henblik på en ajourføring.
4 Modtagere
Vi behandler oplysningerne fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine oplysninger til eksterne tredjeparter, hvis vi bliver pålagt det, eller det er en del af den rådgivningsydelse, vi leverer til dig. Det kan fx være til politiet, SKAT, andre offentlige myndigheder, danske eller udenlandske domstole, voldgiftsretter, andre advokatvirksomheder, modparter i sager samt eksterne samarbejdspartnere, fx revisorer.
Oplysningerne overføres ikke til lande uden for EU/EØS, med mindre dette sker til en klient, modpart eller domstol mv.
Oplysningerne kan overlades til eksterne leverandører, herunder databehandlere, som bistår Advokatfirmaet Jelsdorf & Henriksen med drift af virksomheden.
5 Pligtmæssig information
Skal vi foretage registreringer på vegne af dig i offentlige serviceløsninger så som virk.dk, tinglysning.dk eller minretssag.dk, skal vi være i stand til entydigt at identificere dig overfor myndigheden. For at kunne levere vores ydelse til dig, vil det derfor ofte være nødvendigt, at vi er i besiddelse af dit CPR-nummer.
Skal vi levere en ydelse til dig, der er omfattet af hvidvasklovens regler, eller vi på dine vegne skal oprette en bankkonto, kræver det, at vi er i besiddelse af kopi af papirer, der entydigt identificerer dig. Det kan fx være kørekort, pas eller dåbsattest.
Skal vi udbetale midler til dig, skal vi være i besiddelse af dit CPR- og bankkontonummer, f.eks. i forbindelse med udbetaling af arv, dividende, udbytte til brug for bl.a. lovpligtig indberetning til SKAT. Hvis de personlige oplysninger vedrører børn under 13 år, kan oplysninger kun gives med samtykke eller godkendes af indehaveren af forældremyndigheden over barnet. For børn over 13 år skal samtykke gives af barnet. Hvis de personlige oplysninger vedrører personer med indehavere af værgemål, fremtidsfuldmagter eller andre befuldmægtigede, skal fuldmagtsforholdet dokumenteres og fuldmagtsgiver – i det omfang det er muligt – tiltræde.
6 Dine rettigheder
Du har følgende rettigheder:
(a) Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
(b) Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
(c) Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
(d) Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
(e) Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
(f) Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K, Telefon 33 19 32 00, E-mail dt@datatilsynet.dk
(g) Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Advokatfirmaet Jelsdorf & Henriksen på info@jelsdorf-henriksen.dk eller telefon 39 29 65 66
Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.
7 Cookies
Vi anvender cookies på vores hjemmeside for at føre statistik over antal af besøgende på hjemmesiden. Disse hjælper os til at skabe overblik over trafikken på hjemmesiden.
For at slette cookies der ligger på din computers harddisk henviser vi til følgende vejledninger til hvordan cookies slettes.
- Vejledning for Mozilla Firefox
- Vejledning for Google Chrome
- Vejledning for Safari
Vi er ikke ansvarlig for indholdet af andres hjemmesider eller for deres praksis i forbindelse med indsamling og behandling af personlige oplysninger. Når du besøger andre hjemmesider, bør du altid læse disse siders politik om beskyttelse af personlige oplysninger.
8 Sikkerhed
Vi har høje standarder for sikkerhed, også når det gælder beskyttelsen af dine personoplysninger. Derfor har vi en række interne procedurer og politikker, der sikrer, at vi lever op til vores høje sikkerhedsstandarder og således opfylder kravene om implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Dermed gør vi vores bedste for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet.
Hvis du har behov for at sende os følsomme personoplysninger, anbefaler vi, at du benytter kryptering, fx sikker e-mail eller kodebeskyttet fil (Word eller PDF format).
9 Revision
Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik hvis der sker væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, nye eller forbedrede funktioner eller for at forbedre hjemmesiden.
10 Kontakt
Skriv til info@jelsdorf-henriksen.dk med Privatlivspolitik i emnefeltet, hvis vi skal ændre eller slette personlige oplysninger, vi har registreret om dig eller hvis du i øvrigt har spørgsmål til retningslinjerne i vores privatlivspolitik.
Opdateret: 25. maj 2018